Les ordonnances 2020-321 et 2020-318 du 25 mars 2020 adaptent les règles de délibération pour l'approbation des comptes 2020 (Ord. 2020-318 du 25-3-2020 ; Ord. 2020-321 du 25-3-2020).
Les sociétés doivent en principe faire approuver leurs comptes annuels dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice.
A l'heure du Covid-19, elles ont le choix entre recourir à des mesures alternatives (conférence téléphonique, visioconférence, consultation écrite) ou décaler la tenue de l'assemblée.
Tenir l'assemblée sans réunir les associés
Plusieurs solutions s'offrent au dirigeant pour organiser l'assemblée : envoi d’un pouvoir, vote à distance ou, si l’auteur de la convocation le décide, visioconférence ou recours à des moyens de télécommunication.
Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister doivent être avisés par tout moyende cette décision par tous moyens permettant d’assurer leur information effective, trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité (art. 4, al. 3).
Le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification des participants à l’assemblée est possible, même en l’absence de clause statutaire l’autorisant.
Il en est de même pour la consultation écrite si la société est autorisée par la loi à recourir à ce mode de consultation (SARL notamment).
Décaler la tenue de l'assemblée
Le délai imposé par les textes pour tenir l’assemblée d’approbation des comptes (dans les six mois de la clôture de l’exercice) est prorogé de trois mois.
Une société commerciale dont l’exercice coïncide avec l’année civile a ainsi jusqu’au 30 septembre 2020 (au lieu du 30 juin) pour faire approuver ses comptes annuels 2019 par l’assemblée.
Ces mesures ne sont pas obligatoires, mais sauf dans les sociétés de famille réunissant au même domicile les membres de la famille, le dirigeant qui prendrait la décision de tenir physiquement une assemblée ferait courir le risque aux associés d'être sanctionnés pour violation de l'interdiction de sanctionner.